Als Selbstständige setzt du dich über kurz oder lang mit dem Thema Zeit auseinander. Ohne ein funktionierendes System wie du dich und deine Aufgaben organisierst, wird dein Arbeitsalltag wahrscheinlich ziemlich bald im Chaos enden. Nun stellst du dir vielleicht folgende Frage: Ich habe mich selbstständig gemacht um eben NICHT irgendwelchen Regeln, festen Strukturen oder strengen Listen zu folgen. Ja, da hast du Recht. Deshalb funktioniert Zeitmanagement für Selbstständige auch ein wenig anders. In diesem Beitrag erfährst du, welche 9 Zeitmanagement-Methoden ich für sinnvoll halte und wie du diese in deinen Arbeitstag integrieren könntest.

Los geht’s!

Was bedeutet überhaupt Zeitmanagement und wofür brauche ich es?

Fangen wir mal ganz klassisch an: Was ist überhaupt Zeitmanagement? Wikipedia sagt dazu folgendes:

Unter Zeitmanagement (auch Zeitplanungenglisch time management; [-‚mænɪdʒmənt]) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Zeitmanagement klingt zunächst also nicht so cool, wie man als Selbstständige vielleicht meinen möchte. Für viele ist dieser Ausdruck mit Disziplin in einem starren, vorbestimmten System verbunden.
Aber ist es nicht genau dieses System, aus dem die meisten Selbstständigen und Unternehmer*innen ausbrechen möchten? Weg aus dem 9-5 Hamsterrad hin zu einem Leben, in dem nur die eigenen Regeln eine Rolle spielen? Ja, der Traum von Freiheit und einem selbstbestimmten Leben ist meist sogar die Hauptmotivation, warum viele sich dazu entscheiden, sich als Yogalehrer*in selbstständig zu machen.
Fakt ist, dass unsere Zeit begrenzt ist und egal, wie kreativ und frei wir arbeiten möchten, wir früher oder später dann doch unsere Zeit dann doch irgendwie managen und sinnvoll einteilen müssen um nicht im kompletten Chaos zu versinken. Oder zumindest Wege und Möglichkeiten finden, gängige Zeitmanagement-Methoden für sich anzupassen und zu individualisieren.

Ich bin eher der chaotische Typ – ist dann Planung und Zeitmanagement überhaupt etwas für mich?

Lass uns mal ein Gedankenexperiment machen: Stell dir vor, du hast dich vor kurzem als Yogalehrer*in selbstständig gemacht und sprühst vor lauter Ideen, welche Projekte du als nächstes umsetzen möchtest. Du hast nur ein Problem: So richtig organisiert bist du nicht.
Schnell wird dir aber bewusst (vielleicht hast du es auch unterschätzt), dass dein neues Leben aber auch aus langweiligen und oft auch zeitraubenden Aufgaben wie Buchhaltung, Marketing, An- und Abfahrzeiten zu Yogakursen etc. besteht und du somit zeitlich gesehen ziemlich bald dein Limit erreicht hast. Deine „kreative“ Zeit wird immer weniger. Die Idee ist das eine, die Umsetzung ist aber etwas ganz anderes.
Versuche als chaotische Person daher, dein Zeitmanagement positiv zu sehen. Durch eine bessere Planung hast du wieder Zeit für Dinge, die dir wirklich am Herzen liegen, kannst deine kreativen Phasen komplett ausleben und und du arbeitest so „ganz nebenbei“ an deinen Zielen: Das selbstständige Leben macht so einfach viel mehr Spaß!
Ich möchte dir im Folgenden einige Zeitmanagement-Methoden, Tipps & Tricks an die Hand geben, mit denen du deine (Zeit)-Planung verbessern kannst. Bitte beachte an dieser Stelle: Du kannst, aber musst nicht alles verwenden. Sei neugierig, probiere dich aus und finde für dich heraus, was am besten zu dir passt.

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1. Erledige „Dringendes“ zuerst

Je länger du selbstständig bist desto besser wirst du zwischen „Das muss jetzt sofort erledigt werden“ und „Das kann noch ein bisschen warten“ unterscheiden können. Wenn dieser Moment erreicht ist, dann erstelle dir eine Prioritätenliste auf der Basis von folgenden Fragen:
  1. Welche Aufgaben können in den nächsten Tagen/in der nächsten Woche erledigt werden?
  2. Bei welchen Arbeiten gibt es Deadlines und sind somit prioritär zu behandeln?
Prioritäten setzen hilft ungemein wenn du viiiiele To-Dos hast und irgendwie eine Ordnung in das Ganze reinbringen willst. 🤓 Ob auf Papier oder Online-Tool ist in erster Linie nicht wichtig (dazu kommen wir später noch), aber versuche, dich im Prioritäten setzen zu üben!
Wenn du dich noch mehr in diese Thematik einlesen möchtest kann ich dir die Eisenhower-Methode ans Herz legen. Dabei werden Aufgaben in 4 Kategorien unterteilt:
a. wichtig & dringend
b. wichtig, aber nicht dringend
c. nicht wichtig, aber dringend
d. nicht wichtig und nicht dringend
Das Ziel bei der Eisenhower-Methode ist, sich ohne Ablenkungen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, kann ich dir diesen Artikel empfehlen!

2. To-Do’s in Blöcken organisieren

Hast du schon herausgefunden, wann deine produktivste Zeit ist? Bist du eher ein Morgenmensch oder kannst du dich abends am besten konzentrieren? Hier gibt es kein Richtig oder Falsch – wichtig ist nur, dass du deine produktivste Zeit des Tages kennst. Sobald du das herausgefunden hast, versuche einmal, deine Aufgaben in Blöcken zu organisieren:
  1. Was macht so richtig viel Spaß?
  2. Was erfordert viel Konzentration und braucht eine ruhige Umgebung?
  3. Was mache ich nicht so gerne?
Hast du erstmal deine Blöcke organisiert, teile sie dir so ein, damit sie mit deinem Energie- bzw. Konzentrationslevel übereinstimmen. Und dann: Los geht’s!

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3. Setze dir zeitliche Limits

Bevor du dich stundenlang in irgendwelchen Aufgaben verlierst, hilft es, sich zeitliche Limits zu setzen. Das hilft, um mehr Struktur in deinen Tag zu bringen und ganz einfach einen Schlussstrich unter Aufgaben zu ziehen, die du sonst noch ewig bearbeiten könntest.
Um das ganze mal auszuprobieren könntest du etwa deine Social-Media-Zeit zeitlich eingrenzen (die folgende Einteilung ist nur ein Beispiel)
  • 20 Minuten News ansehen
  • 15 Minuten Beiträge kommentieren
  • 30 Minuten Community-Management
Wenn du diese Zeit zusammenzählst, wirst du sehen, dass da schon einiges zusammenkommt. Jetzt stell dir vor, dass du diese Zeit NICHT fix einteilst (wie es die meisten tun 😅). Du landest damit ziemlich schnell im unkontrollierten Social-Media-Scroll-Wahnsinn. 😵
Es gibt aber auch eine besondere Technik, wie du dir besser zeitliche Limits für bestimmte Aufgaben setzen kannst.
Die Pomodorotechnik ist ideal, wenn du konzentriert produktiv mehrere Aufgaben abarbeiten willst. Das Prinzip dieser Technik ist einfach erklärt: 25-minütige Arbeitsphasen wechseln sich nach einem bestimmten Zyklus mit kürzeren & längeren Pausenphasen ab. Diese Zeitmanagement-Methode stammt von dem Italiener Francesco Cirillo, der eine Möglichkeit suchte, sich während der Prüfungsvorbereitung in seinem Studium nicht von allem ablenken zu lassen. Angelika Unger hat diese Technik ganz genau unter die Lupe genommen und erklärt in ihrem Blogartikel, wie sie am besten angewendet werden kann.
Übrigens: Für diese Technik brauchst du übrigens keinen tomatenförmigen Küchenwecker (daher stammt nämlich die Bezeichnung 😎) sondern es gibt coole Online-Tools, die diese Arbeit für dich übernehmen: Pomofocus oder Pomodoro-Tracker sind nur einige davon. Apps für’s Handy gibt es natürlich auch en masse! Einfach mal ausprobieren.

4. Mit Deadlines arbeiten

Eine weiterer Zeitmanagement-Hack ist, dir für alle Aufgaben Deadlines zu setzen. Das hilft auch für mehr Struktur & Organisation im Arbeitsalltag und du gewinnst mehr Kontrolle über deine wertvolle Zeit.
Deadlines kannst du dir auch für kleine Aufgaben setzen, indem du z.B. eine bestimmte Uhrzeit festlegst, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll (Meine E-Mails beantworte ich bis 9:30 Uhr).
Tipp: Hast du Deadlines mit Kunden oder Teammitgliedern vereinbart? Das ist gut! Sieh aber zu, dass du 1 bis 2 Tage vor der vereinbarten Abgabe (o.ä.) fertig bist – setze dir also noch eine interne Deadline, um unvorhergesehenen Problemen Raum zu geben und sie aufzufangen.

5. Aufgaben abgeben und delegieren

Als selbstständige Yoga-Lehrer*in wirst du zu Beginn wahrscheinlich ganz viel alleine machen müssen (und wollen). Das ist auch vollkommen in Ordnung! Ganz schnell wirst du aber merken, dass es einige Aufgaben gibt, dir viel Zeit in Anspruch nehmen oder schlicht keinen Spaß machen.
Fällt dir die Buchhaltung schwer? Dann engagiere eine*n Steuerberater*in (eine*n Steuerberater*in würde ich dir als Selbstständige sowieso von Anfang an ans Herz legen)!
Social-Media ist zwar nett, aber raubt dir zu viel Zeit? Dann hole dir einen virtuellen Assistenten oder eine virtuelle Assistentin, die dich beim Social-Media-Management unterstützt.
Sobald du Aufgaben abgibst hast du wieder mehr Zeit für die Arbeit, die dich wirklich interessiert: Yoga unterrichten und in die Welt tragen ❤

5. Aufgaben abgeben und delegieren

Als selbstständige Yoga-Lehrer*in wirst du zu Beginn wahrscheinlich ganz viel alleine machen müssen (und wollen). Das ist auch vollkommen in Ordnung! Ganz schnell wirst du aber merken, dass es einige Aufgaben gibt, dir viel Zeit in Anspruch nehmen oder schlicht keinen Spaß machen.
Fällt dir die Buchhaltung schwer? Dann engagiere eine*n Steuerberater*in (eine*n Steuerberater*in würde ich dir als Selbstständige sowieso von Anfang an ans Herz legen)!
Social-Media ist zwar nett, aber raubt dir zu viel Zeit? Dann hole dir einen virtuellen Assistenten oder eine virtuelle Assistentin, die dich beim Social-Media-Management unterstützt.
Sobald du Aufgaben abgibst hast du wieder mehr Zeit für die Arbeit, die dich wirklich interessiert: Yoga unterrichten und in die Welt tragen ❤

6. Tracke deine Zeit

Fang an, deine Zeit zu „tracken“, sobald du das Gefühl hast, Stunden in Aufgaben zu stecken, die eigentlich nur wenig Zeit in Anspruch nehmen sollten. Das Zeit-Tracking passt auch ein wenig zu Tipp 3 „Zeitliche Limits setzen“ (LINK HINAUF ZU TIPP 3). Oftmals hilft es, schwarz auf weiß zu sehen, wieviel Zeit du da wirklich investiert hast. Nur so kannst du optimieren und/oder Konsequenzen setzen wie z.B. diese Aufgabe auslagern.
Tooltipp: Toggl ist das Tool der Wahl wenn es um das Tracken deiner Zeit geht. Die kostenlose Version reicht absolut aus wenn du mitverfolgen willst, wofür du wie lange brauchst.

7. Multitasking ist Bull-Shit

Viele sind stolz darauf, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu können. Telefonieren und gleichzeitig 5 Mails beantworten? Kein Problem! Während eines Telefonats noch durch Facebook & Instagram scrollen und dabei für den nächsten Blogartikel recherchieren? Schaffe ich locker!
Was ist das Ziel von Multitasking? Ganz klar: Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen und somit massenhaft Zeit sparen.
Hier sage ich ganz klar: STOP!
Multitasking war irgendwann einmal richtig cool – aber diese Zeiten sind definitiv vorbei. Denn wer versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, wird irgendwann hektisch (ob er will oder nicht). Hektik verwandelt sich in Stress und Stress macht kaputt. Ja, kennen wir das nicht alle?
Fakt ist: Wir können uns nur auf EINE Sache richtig gut konzentrieren. Das ist echte Produktivität. Eine Sache nach der anderen gut machen und nicht mehrere Dinge gleichzeitig halbherzig & gestresst.
Deshalb: Multitasking ist out! Monotasking ist in! Schau auf dich – du musst nicht alles auf einmal machen. Eins nach dem anderen ist viel effektiver als alles auf einmal 🙏

8. Zeitmanagement-Tools für bessere Planung & Organisation austesten

Viele schwören auf einen Papierkalender und einen ganz normalen Schreibblock. Kannst du dich so gut organisieren? Dann passt das gut!
Inzwischen gibt es aber eine große Anzahl an richtigen coolen Online-Tools mit denen das Zeit- und Selbstmanagement nicht nur einfacher wird sondern zudem auch noch viel Spaß macht! Du siehst hier eine Auswahl an unterschiedlichen Planungstools – die meisten davon habe eine kostenlose Version, die für den Start absolut ausreichen. Teste dich durch und finde dein perfektes Tool!
(Ich erhalte keine Provision für die vorgestellten Tools!)
  1. Trello (Warum ich ein großer Fan von Trello bin, kannst du hier nachlesen!)
  2. Asana
  3. Click-Up
  4. Notion
  5. Monday
Tipp: In diesem Beitrag stelle ich dir die wichtigsten Tools für Selbstständige im Gesundheitsbereich vor. (Beitrag ist noch im Entstehen)

9. Dein Zeitmanagement im Flow

Ich möchte dich als Selbstständige dazu einladen, Zeitmanagement nicht mehr als starres, fixes System zu sehen sondern als Möglichkeit, deine Zeitplanung ganz individuell auf dich und deine Arbeitsweise anzupassen. Du wirst nicht auf Anhieb die perfekte Methode für dich finden. Sei neugierig und probier dich aus!
Vergiss dabei auch nicht auf das Setting, in dem du arbeitest. Zeitmanagement ist gut, aber wenn du dich in der Umgebung, in der du arbeitest, unwohl fühlst, habe ich einige Tipps für dich:

a. Räume deinen Schreibtisch auf!

Und zwar jeden Tag in der Früh bevor du zu arbeiten beginnst. Auf einem sauberen, ordentlichen Tisch arbeitet es sich einfach besser.

b. Sorge für Ruhe und Konzentration

Schaffe dir eine gemütliche Arbeitsatmosphäre. Hilft dir gemütliche Musik? Eine brennende Kerze? Eine Diffuserlampe? Schöne Pflanzen? Egal, was es ist: du sollst dich wohlfühlen.

c. Kopf regelmäßig durchlüften & Pausen einlegen

Als Yogalehrer*in hast du wahrscheinlich im Vergleich zu anderen Selbstständigen einen elementaren Vorteil: Du weißt, was es bedeutet, mit dir und deinem Körper achtsam umzugehen. Wenn du viel zu Hause arbeitest, lege ausreichend Pausen ein – mache nach dem Mittagessen einen kurzen Spaziergang oder lege eine kleine Laufrunde ein. Lüfte regelmäßig deinen Kopf durch – das tut sooo gut und schafft Platz für mehr Klarheit im Arbeitsalltag.
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d. Gönne dir täglich etwas Gutes

Gönne dir jeden Tag etwas, worauf du dich richtig freuen kannst! Wenn du dich gut behandelst, wirkt sich das ganz automatisch positiv auf deine Umwelt aus. Dein Selbstwert steigt und du strahlst das auch aus 😊
Hier einige Selfcare-Ideen für deinen Alltag:
  • eine kurze Meditationseinheit
  • ein heißes Bad
  • Sport (min. 10 täglich sind zu schaffen!)
  • ein gutes Buch zum Lesen
  • ein leckeres Dessert
  • Basteleinheit einlegen (stricken, nähen, Handarbeiten)
  • Blumenstraß kaufen
  • Wellnesstag einlegen
  • Arbeitstag in einem coolen Co-Working Space buchen
  • usw. ❤
Hast du noch weitere Zeitmanagement-Tipps, die du mit uns teilen möchtest?
Schreibe sie gerne als Kommentar unter diesen Beitrag!
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  6. Positive Psychologie – Teil 1
Bist du gerade auf der Suche nach einer Yogalehrer-Ausbildung? Wenn ja, nach welche Kriterien gehst du bei deiner Suche vor? Was ist dir wichtig?
Lass mir gerne einen Kommentar da!
Alles Liebe,
Theresa